CANAL DE DENUNCIA
Chubb, consecuente con su código de ética y dando cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva UE 2019/1937 y la Ley 2/2023, establece el siguiente Procedimiento con la finalidad de afianzar el compromiso de la organización de llevar a cabo su actividad con integridad, honestidad y justicia en línea con sus valores, actitudes y conductas pertinentes, y se espera que todos los miembros de la organización mantengan este elevado nivel de compromiso.
Los principios básicos establecidos en el presente Procedimiento son imprescindibles para lograr el objetivo del mismo. Dichos principios son requisitos legales establecidos en la Directiva UE 2019/1937 y en la Ley 2/2023 de Protección de Informantes, y se basan en:
Para dar cumplimiento a estos principios, Chubb implanta un Sistema Interno de Información con un canal específico para la recepción y tratamiento de denuncias, a través del cual los empleados/as, y restantes grupos de interés pueden comunicar cualquier información de la que se tenga conocimiento, sobre la existencia de una posible irregularidad que pueda constituir una infracción penal o administrativa grave o un quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
En la gestión del canal de denuncias rigen los principios de confidencialidad de los datos aportados y de las declaraciones realizadas, respeto y fundamento; de modo que cualquier decisión que se adopte a partir de su recepción, se hará de forma razonada, proporcionada y considerando las circunstancias de los hechos denunciados, con pleno respeto siempre de los derechos y de las debidas garantías para el denunciante y para las personas afectadas, si las hubiera. En particular, el canal garantiza la confidencialidad de la identidad de los denunciantes y personas afectadas, así como de las comunicaciones. Igualmente, se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas. Toda persona que denuncie se le aplicarán las medidas de protección previstas en la Ley, incluyendo protección frente a represalias, amenazas o discriminación, siempre que se cumplan las circunstancias previstas en la citada Ley.
Si se tiene cualquier sospecha justificada relacionada con irregularidades o conductas perjudiciales que estén o pudieran estar relacionadas con las infracciones indicadas y que afecten a nuestra compañía se debería dar comunicación de acuerdo a este Procedimiento.
El presente Procedimiento es de aplicación a Chubb por ello, corresponde a la Dirección General de Chubb aprobarlo, cumpliendo así su función de establecer las bases, fijar los instrumentos y diseñar los mecanismos necesarios para una adecuada y eficiente coordinación en las actividades relacionadas con la gestión de denuncias. Este canal permite comunicar e informar a través de los vías establecidas para ello sobre:
• Ley 2/2023, de 20 de febrero, sobre Protección de las Personas que Informen sobre Infracciones Normativas y de Lucha contra la Corrupción.
• Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.
• Código de Ética Chubb.
Politica de denuncia de irregularidades para la UE
El canal de denuncias de la organización (canal interno) es accesible a través de:
• En la web de la compañía a través del Canal de Denuncias
• Teléfono: +34 900 751 403
• E-mail: [email protected]
Cualquier acción encaminada a impedir que un empleado realice una comunicación a través del canal de denuncias será sancionada de acuerdo con el régimen laboral y disciplinario aplicable.
Aunque la organización pone a disposición un canal interno, toda persona física puede utilizar el canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., para informar de la comisión de cualquier acción u omisión comprendida en el alcance de la Ley de Protección de Informantes, bien sea de forma directa o previa comunicación a través del correspondiente canal interno. También se puede realizar una revelación pública siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas en la normativa de referencia.
Toda la información presentada a través del canal interno es recibida por el Responsable del Sistema interno de información, se le asigna un código de identificación, correlativo, y se incorpora a una base de datos, en la que se registra la denuncia y su estado de tramitación, siendo todo el tratamiento confidencial. Al denunciante, se le facilita un justificante de la presentación y registro de la comunicación realizada en el canal. La base de datos se actualizará a lo largo de las distintas fases de la investigación.
Las comunicaciones recibidas en el canal se clasifican conforme a su naturaleza. Dicha clasificación, que podrá ser objeto de actualización conforme evolucionen las necesidades de información al respecto, siempre deberá considerar de forma diferenciada y específica 3 tipos:
• hechos denunciados relativos a irregularidades con la Hacienda Pública y de Seguridad Social
• resto de denuncias amparadas por la normativa de referencia.
Para este trámite el plazo máximo será de 7 días.
• Puede suceder que la información recibida no sea objeto del alcance de este canal y el RS redirigirá en este caso, a la persona que presenta la información, al canal adecuado para ello.
• También puede suceder que el Responsable del Sistema interno de información determine que la comunicación sea manifiestamente infundada o que, siendo anónima, no aporta información suficiente para la comprobación de los hechos denunciados, y no será admitida a trámite, documentándose tal decisión.
• Si es una denuncia procedente, el Responsable del Sistema interno de información recopila los datos necesarios para iniciar una investigación, conjuntamente con el denunciante si procediera.
Cuando de acuerdo al análisis preliminar de la denuncia así se requiera, el Responsable del Sistema interno de información procederá a la comprobación y análisis de los hechos denunciados; para lo que se podrá requerir, en su caso, la colaboración de otras áreas de la compañía o de terceros si fuera necesario.
A lo largo del proceso de investigación, se garantiza la presunción de inocencia y el honor a todas las personas afectadas así como su derecho a ser informadas y a ser oída.
El proceso de investigación tendrá un plazo máximo de 3 meses desde la presentación de la denuncia.
Concluida la investigación sobre los hechos denunciados, se alcanza una conclusión que se trasladará a las áreas competentes y de acuerdo al desarrollo de este Procedimiento, dichas conclusiones se formalizarán en un informe. Estas conclusiones podrán ser de 2 tipos:
• Si se considera no acreditada la existencia de infracción: Archivo del expediente cuando se determine que no ha quedado acreditada la comisión de ninguna infracción o acto contrario a la legalidad, en este caso se acordará dar por concluido el expediente sin necesidad de adoptar ninguna medida, procediendo a su archivo y documentando tal decisión.
• Si se considera acreditada la existencia de infracción: Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de alguna infracción o acto contrario a la ley, se dará traslado al responsable del área afectada y al área de Recursos Humanos y Departamento Legal para los efectos oportunos.
En aquellos casos que por su relevancia se considere necesario, a instancia de cualquiera de las áreas anteriormente citadas, se podrá dar traslado a otros responsables dentro de la empresa y al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
En la gestión del canal de denuncias, todo tratamiento de datos personales se realiza conforme a la legislación aplicable en materia de protección de datos.
La identidad del notificante será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros fuera de los casos expresamente previstos en la ley. Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la organización o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados, durante el tiempo que dure dicha investigación y, cuando ello resulte necesario y proporcionado, durante un tiempo superior a efectos de prescripción y puesta a disposición de las autoridades que pudieren requerirlos. En ningún caso se conservarán los datos por un período superior a diez años.
La información se alojará y conservará en una carpeta digital privada, de acceso restringido a las personas previstas en la Ley 2/2023.
El notificante podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación/supresión, oposición, limitación y portabilidad notificándolo a través del propio canal interno de comunicación regulado en este documento, cuya naturaleza es estrictamente confidencial, o por correo electrónico a la dirección del delegado de protección de datos de la organización ([email protected]). Asimismo, en caso de considerar vulnerado sus derechos en este ámbito, el informante podrá interponer la reclamación que corresponda ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
El Sistema Interno de Información podrá ser utilizado por terceros ajenos a la empresa en las condiciones legalmente establecidas, siendo éste un canal de denuncias abierto.
El canal de denuncias de la organización (canal interno) es accesible a través de:
• En la web de la compañía a través del Canal de Denuncias
• Teléfono: +34 900 751 403
• E-mail: [email protected]
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